BVP, is dat wel een goed idee?

Best Value Procurement (BVP) is een inkoopmethodiek die aanbesteders de kans biedt de expertise van inschrijvers optimaal te benutten. Door de opdracht functioneel te omschrijven en het aantal randvoorwaarden te beperken, krijgen inschrijvers ruimte om zich op kwaliteit van hun concurrenten te onderscheiden. Toch is BVP niet altijd een verstandige keuze. Een uitspraak van de Rechtbank Midden-Nederland illustreert dit.

Verborgen wensenlijstje

De zaak ging over een Europese aanbesteding van ICT-dienstverlening. Nadat de aanbesteder de concretiseringsfase met de inschrijver die in eerste instantie als beste uit de bus was gekomen succesvol had afgerond en de opdracht voorlopig aan hem had gegund, bleek dat een rekenfout was gemaakt. De aanbesteder trok daarom de gunningsbeslissing in en startte de concretiseringsfase met de inschrijver die in werkelijkheid de beste aanbieding had gedaan.

Die concretiseringsfase verliep stroef, zo valt uit de uitspraak van de rechtbank op te maken. De aanbesteder vond onder meer dat de inschrijver te lang deed over het concretiseren van zijn aanbieding en er ontstond discussie over meerwerk. Uiteindelijk brak de aanbesteder de concretiseringsfase af. Daar maakte de inschrijver bezwaar tegen en dat mondde uit in een kort geding.

De rechtbank moest beoordelen of de inschrijver in de concretiseringsfase had aangetoond dat hij zijn aanbieding gestand kon doen. Die beoordeling moest plaatsvinden aan de hand van de opdrachtdoelstelling. Die opdrachtdoelstelling was in de aanbestedingsstukken globaal omschreven. Uiteindelijk bleek dat de aanbesteder toch over een concrete wensenlijst beschikte. Eigenlijk wilde hij gewoon de bestaande functionaliteiten behouden. Met die wensenlijst waren inschrijvers echter niet bekend. In de aanbestedingsstukken was nota bene aangegeven dat de beschrijving van de bestaande situatie niet voorschrijvend bedoeld was.

De rechtbank oordeelde – terecht – dat de verborgen wensenlijst zich slecht verdroeg met een beoordeling van de aanbieding op basis van een globaal omschreven opdrachtdoelstelling. De rechtbank vroeg zich zelfs openlijk af of de keuze voor een BVP aanbesteding zonder concrete wensen of oplossingen te formuleren wel een passende keuze was. Uiteindelijk trok de inschrijver toch aan het kortste eind in de kortgedingprocedure, omdat hij – kort samengevat – er niet tijdig in was geslaagd aan te tonen dat hij zijn aanbieding gestand kon doen. Aan het eind van de concretiseringsfase waren er nog ‘losse eindjes’, dat moest ook de inschrijver toegeven. Terug naar overzicht

Voor de aanbesteder liep de zaak dus met een sisser af. Maar een volgende keer zal hij (hopelijk) voor een andere inkoopmethodiek dan BVP kiezen óf BVP consequent toepassen, ook in de concretiseringsfase.