Hoe kun je als aanbesteder een inschrijver frustraties besparen?

Een groot aantal rechtszaken over aanbestedingen gaat over het al dan niet bieden van een herstelmogelijkheid in geval van een gebrek in een inschrijving. Een uitspraak van de voorzieningenrechter van de Rechtbank Noord-Holland vormt een nieuwe loot aan de stam van de rechtspraak op dit gebied. Deze uitspraak toont ook het belang aan van een juiste volgorde van de stappen die een aanbesteder moet nemen, als hij een gebrek in een inschrijving ontdekt.

Waar gaat de zaak over? Een gemeente had een meervoudig onderhandse procedure uitgeschreven voor de sloop en nieuwbouw van een werkplaats. Het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) was van toepassing en het gunningscriterium was de ‘laagste prijs’. De uitgenodigde aannemers moesten bij inschrijving naast een inschrijvingsbiljet een open begroting indienen. Een van de aannemers was dit vergeten.

In eerste instantie bood de aanbesteder de betrokken aannemer de gelegenheid de open begroting alsnog in te dienen. Een paar dagen later sloot hij de aannemer toch uit van deelname aan de aanbestedingsprocedure en gunde hij de opdracht aan een ander.

Daartegen maakt de aannemer bezwaar. Hij deed een beroep op het vertrouwensbeginsel. De gemeente had hem na inschrijving in de gelegenheid gesteld de open begroting alsnog in te dienen. Mocht de aannemer er onder de gegeven omstandigheden niet op vertrouwen dat zijn inschrijving in beschouwing zou worden genomen?

De rechtbank oordeelt – in lijn met vaste – rechtspraak van niet. Het beginsel van gelijke behandeling heeft in het algemeen voorrang op het vertrouwensbeginsel. De gelijke behandeling van inschrijvers stond in dit geval in de weg aan het bieden van een herstelmogelijkheid. De open begroting was volgens de rechtbank namelijk een essentieel onderdeel van de inschrijving. Aan de hand daarvan kon de gemeente bijvoorbeeld toetsen of de inschrijving reëel was.

Terzijdelegging van de inschrijving is op zichzelf al frustrerend voor een ondernemer. Frustraties nemen onnodig toe, wanneer de aanbesteder terugkomt van een geboden herstelmogelijkheid. Aanbesteders kunnen ondernemers een hoop frustraties besparen door eerst te onderzoeken of een gebrek voor herstel in aanmerking komt en alleen bij ‘groen licht’ een herstelmogelijkheid te bieden.

Zie voor een zeldzaam geval waarin een beroep van een inschrijver op het vertrouwensbeginsel slaagde deze blog.