Hoe moet aanbesteder omgaan met klacht over belangenconflict?

Aanbesteders moeten belangenconflicten te allen tijde zien te vermijden. Financiële, economische of andere persoonlijke belangen van personen van medewerkers of adviseurs van de aanbesteder mogen de uitkomst van een aanbesteding niet beïnvloeden. Hoe moet een aanbesteder handelen, als iemand een vermeend belangenconflict aan de kaak stelt?

Banden lid beoordelingscommissie met inschrijver

Deze vraag kwam aan de orde in een onlangs gepubliceerd advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts (hierna: de Commissie). De zaak ging over een Europese aanbesteding van een overheidsopdracht voor het leveren van ondergrondse afvalsystemen. Een branchevereniging had twee vermeende belangenconflicten aan de orde gesteld:

1. Een lid van de beoordelingscommissie zou vanwege ernstige twijfels over zijn integriteit de organisatie van de aanbesteder hebben verlaten.
2. Een ander lid van de beoordelingscommissie, die medeverantwoordelijk was voor het opstellen van de technische specificaties en gunningscriteria, zou nauwe banden hebben met de inschrijver die de aanbesteding had gewonnen. Die nauwe banden zouden onder meer blijken uit het feit dat de betrokken persoon in combinatie met deze inschrijver op een aanbesteding van een andere gemeente had ingeschreven.

Actieve rol aanbesteder

De Commissie stelt voorop dat een belangenconflict het risico inhoudt dat de aanbesteder zich laat leiden door overwegingen die niets met de opdracht van doen hebben. De aanbesteder moet daarom alle relevante omstandigheden onderzoeken om een belangenconflict te onderkennen en te beëindigen. Daarbij rust op de aanbesteder een actieve rol. Van (belangstellende) ondernemers kan immers niet worden verwacht, dat zij concreet aantonen dat een bij een aanbesteding betrokken persoon partijdig is. Een klagende ondernemer zal wel gegevens moeten verstrekken over het vermeende belangenconflict.

Onderzoek aanbesteder naar belangenconflict ontoereikend

De branchevereniging had zijn eerste klacht naar het oordeel van de Commissie onvoldoende onderbouwd. Hij had enkel opgemerkt “uit betrouwbare bron te hebben vernomen” dat het betrokken lid van de beoordelingscommissie vanwege ernstige twijfel over zijn integriteit de organisatie van de aanbesteder had moeten verlaten. Die enkele mededeling hoefde volgens de Commissie de aanbesteder geen aanleiding te geven tot een diepgaand onderzoek naar het bestaan van een belangenconflict en de invloed hiervan op de uitkomst van de aanbesteding.

De tweede klacht was naar het oordeel van de Commissie wel in voldoende mate onderbouwd. De branchevereniging had concreet aangegeven op welke aanbesteding het betrokken lid van het beoordelingsteam in combinatie met de winnende inschrijver had ingeschreven. De aanbesteder had onderzoek gedaan naar aanleiding van de klacht van de branchevereniging, maar dit onderzoek was in de ogen van de Commissie ontoereikend. De Commissie overweegt dat de aanbesteder de door de branchevereniging verstrekte informatie had moeten verifiëren. De informatie was namelijk van belang voor de aard en opzet van het door de aanbesteder te verrichten onderzoek naar het potentiële belangenconflict. Dit had de aanbesteder nagelaten. De Commissie oordeelt dat de aanbesteder zijn verplichting om diepgaand onderzoek te doen naar het belangenconflict heeft geschonden.

Opmerking

Het advies van de Commissie is in lijn met de Europese rechtspraak. Inmiddels bepaalt artikel 1.10b van de gewijzigde Aanbestedingswet uitdrukkelijk dat de aanbesteder ‘passende maatregelen’ moet nemen om fraude, bevoordeling, corruptie en belangenconflicten doeltreffend te voorkomen, te onderkennen en op te lossen. Een aanbesteder moet klachten over een vermeend belangenconflict serieus onderzoeken. Dit begint met een gedegen onderzoek naar de feiten.

Lees hier meer over de regeling van belangenconflicten in de gewijzigde Aanbestedingswet

Lees hier een eerdere blog over belangenconflicten bij aanbestedingen