Mag inschrijver zelf bepalen hoe hij zijn inschrijving indient?

Een inschrijving die haar plaats van bestemming niet op tijd bereikt, doordat de koerier voor een open brug moest wachten. Of een formulier dat in de verkeerde envelop is beland. Dit soort klassieke inschrijvingsgebreken leken met de digitalisering van aanbestedingen definitief tot het verleden te behoren. Kortgeleden organiseerde een gemeente een aanbesteding van een werk op de ‘klassieke’ manier; papieren inschrijvingen moesten in enveloppen worden ingediend, die vervolgens door de aanbesteder in het bijzijn van inschrijvers werden geopend. Bij een klassieke aanbesteding horen klassieke inschrijvingsgebreken. 

Wat ging er mis? 

Het ging om een meervoudig onderhandse procedure. Het gunningscriterium was de laagste prijs. Een inschrijving bestond uit twee delen: een ‘kwalitatief deel’, bestaande uit een model k-verklaring en certificaten, en een ‘kwantitatief deel', bestaande uit een inschrijvingsbiljet en een inschrijvingsstaat. In de aanbestedingsstukken was bepaald dat het ‘kwalitatieve deel’ en het ‘kwantitatieve deel’ gezamenlijk moesten worden ingediend. 

Een van de inschrijvers had zijn inschrijvingsdocumenten over twee enveloppen verdeeld; een envelop met het inschrijvingsbiljet en een envelop met de overige inschrijvingsdocumenten. Bij de aanbesteding overhandigde hij alleen de envelop met het inschrijvingsbiljet. De andere envelop zou hij pas afgeven, wanneer zou blijken dat hij met de laagste prijs had ingeschreven. Toen dit scenario zich voltrok, overhandigde hij ook de tweede envelop. 

Een van de andere inschrijvers protesteerde tegen de gang van zaken. De aanbesteder verklaarde daarop de inschrijving met de laagste prijs ongeldig, omdat niet alle inschrijvingsdocumenten op tijd waren ingediend. De afgewezen inschrijver startte daarop een kort geding waarin hij gunning van de opdracht vorderde. 

Wat vindt de voorzieningenrechter? 

De voorzieningenrechter stelt voorop dat de afgewezen inschrijver in strijd heeft gehandeld met de voorwaarden voor inschrijving door niet alle inschrijvingsdocumenten direct af te geven. Door in eerste instantie alleen de envelop met het inschrijvingsbiljet te overhandigen was zijn inschrijving incompleet. 

Dit gebrek wordt de afgewezen inschrijver niet fataal. De voorzieningenrechter oordeelt dat de beginselen van gelijke behandeling en transparantie zich onder de gegeven omstandigheden niet verzetten tegen het bieden van een herstelmogelijkheid. In de aanbestedingsstukken was geen sanctie tot uitsluiting opgenomen op het ontbreken van documenten. Verder stond vast dat de inschrijvingsdocumenten die de afgewezen inschrijver niet direct had overhandigd, van vóór de termijn voor inschrijving dateerden. De aanbesteder en inschrijvers bevonden zich namelijk gezamenlijk in een afgesloten ruimte. De afgewezen inschrijver had geen kans gehad de achtergehouden inschrijvingsdocumenten aan te passen. Tot slot had de afgewezen inschrijver geen enkel voordeel genoten van zijn handelswijze.  

De voorzieningenrechter meent dat de nadelige gevolgen van ongeldigverklaring voor de afgewezen inschrijver niet in verhouding staan tot gevolgen voor andere inschrijvers. Door de inschrijving ongeldig te verklaren handelde de aanbesteder in strijd met het evenredigheidsbeginsel. De voorzieningenrechter oordeelt dat de aanbesteder de te laat overhandigde envelop met de overige inschrijvingsdocumenten in beschouwing had moeten nemen bij de beoordeling van de inschrijving. 

Wordt slecht gedrag beloond?   

De aanbesteder had onder meer betoogd dat bewust in strijd met de voorwaarden inschrijven niet mocht worden beloond met een herstelmogelijkheid. Hoewel de voorzieningenrechter het ‘in beginsel’ eens is met de aanbesteder, komt dit argument als een boemerang terug bij de aanbesteder. De aanbesteder had namelijk alleen de envelop met het inschrijvingsbiljet in ontvangst genomen en deze vervolgens geopend, zonder de inschrijver op de nadelige gevolgen van zijn handelen te wijzen. Hierdoor heeft de aanbesteder volgens de voorzieningenrechter op zijn minst genomen de indruk doen ontstaan dat de handelwijze van de afgewezen inschrijver te accepteren.  

Kanttekening 

Ik kan het oordeel van de voorzieningenrechter in principe goed volgen. Toch schuurt het. Aan de afgewezen inschrijver kan toegegeven worden dat de aanbesteder weinig consequent heeft gehandeld door de indiening van de inschrijving in twee delen te accepteren, maar een van de andere inschrijvers heeft wel geprotesteerd tegen de gang van zaken. De aanbestedingsregels beogen (mede) de belangen van inschrijvers te beschermen.