Ondernemer, let op voorschriften voor contact met aanbesteder!

Als je op een aanbesteding hebt ingeschreven, wil je natuurlijk graag weten hoe je het ervan af hebt gebracht. Het is dan misschien verleidelijk om een telefoontje te plegen met een medewerker van de aanbesteder die bij de beoordeling van de inschrijvingen betrokken is geweest. Dit kan grote gevolgen hebben, zo blijkt maar weer eens uit een recent vonnis van de Voorzieningenrechter van de Rechtbank Den Haag.

Overtreding van contactvoorschriften

De zaak ging over een Europese aanbesteding van een opdracht tot het leveren van een simulator voor de training van helikopterbemanning. Onderdeel van de aanbestedingsprocedure was een ‘proof of concept’. Hierbij werden de door de inschrijvers aangeboden simulatoren getest door een test- en evaluatieteam dat door de aanbesteder was samengesteld.

Twee dagen nadat de ‘proof of concept’ had plaatsgevonden, nam de directeur van een van de inschrijvers telefonisch contact op met een lid van het test- en evaluatieteam. Dit had hij beter niet kunnen doen. In de aanbestedingsstukken was namelijk bepaald, dat het contact tussen inschrijvers en aanbesteder gedurende de aanbestedingsprocedure via de afdeling inkoop verliep. Alleen met toestemming mocht op andere wijze contact worden gezocht. Overtreding van dit voorschrift zou tot uitsluiting kunnen leiden.

Het lid van het test -en evaluatieteam met wie de inschrijver telefonisch contact had gezocht, maakte geen deel uit van de afdeling inkoop van de aanbesteder. En de inschrijver had geen toestemming gekregen om met hem contact met hem op te nemen. De aanbesteder besloot daarom de betrokken inschrijver van deelname aan de aanbestedingsprocedure uit te sluiten.

Uitsluiting niet disproportioneel

De inschrijver vocht de beslissing van de aanbesteder aan, maar hij ving bot bij de voorzieningenrechter. Voorschriften voor het opnemen van contact met de aanbesteder dienen een redelijk doel, aldus de voorzieningenrechter. Zij voorkomen namelijk dat een inschrijver - buiten andere inschrijvers om - de uitkomst van de aanbestedingsprocedure in hun eigen voordeel beïnvloeden. Dit had voor de inschrijver als professionele partij ook duidelijk moeten zijn geweest. Omdat de betreffende contactvoorschriften essentieel zijn voor een eerlijke concurrentie, is uitsluiting van deelname aan de aanbestedingsprocedure niet disproportioneel. Daar kwam bij dat in dit specifieke geval volgens de voorzieningenrechter in ieder geval de schijn van beïnvloeding was gewekt.

Tips voor ondernemers

Wil je tijdens de aanbestedingsprocedure - om welke reden dan ook - contact opnemen met de aanbesteder? Kijk dan eerst goed in de aanbestedingsstukken wie als contactpersoon is aangewezen. In aanbestedingsstukken komen regelmatig sancties voor op overtreding van voorschriften voor het opnemen van contact met de aanbesteder. Een overtreding van die voorschriften kan grote gevolgen hebben.

Onrechtmatige beïnvloeding besluitvormingsproces als facultatieve uitsluitingsgrond

Pogingen doen om de uitkomst van een aanbestedingsprocedure op oneigenlijke wijze te beïnvloeden is trouwens hoe dan ook onverstandig. Ook wanneer de aanbestedingsstukken niet voorzien in een expliciete sanctie op het overtreden van voorschriften voor het opnemen van contact met de aanbesteder. Per 1 juli 2016 zijn de uitsluitingsgronden uitgebreid. De toegevoegde facultatieve uitsluitingsgrond van artikel 2.87 sub i van de gewijzigde Aanbestedingswet verschaft de aanbesteder de bevoegdheid om een inschrijver of gegadigde die heeft geprobeerd het besluitvormingsproces van de aanbesteder onrechtmatig te beïnvloeden, van deelname aan een aanbestedingsprocedure uit te sluiten. Om van deze bevoegdheid gebruik te maken moet de aanbesteder deze facultatieve uitsluitingsgrond natuurlijk wel eerst in zijn aanbestedingsstukken van toepassing hebben verklaard.