Transparantie voorwaarden aanbesteding

Aanbesteders moeten de beginselen van gelijke behandeling en transparantie respecteren. Het transparantiebeginsel verplicht aanbesteders alle voorwaarden en modaliteiten op een duidelijke, precieze en ondubbelzinnige wijze te formulieren. Hoe ver moet je daar als aanbesteder in gaan?

In een recente zaak had de aanbesteder in het beschrijvend document gevraagd naar een uittreksel uit het handelsregister. Aan de hand daarvan zou hij controleren of de betrokken inschrijver niet in staat van faillissement of liquidatie verkeerde. De eis was opgenomen in een hoofdstuk getiteld ‘geschiktheidscriteria’.

Het uittreksel had nog een functie. De aanbesteder zou aan de hand daarvan ook toetsen of de inschrijving rechtsgeldig was ondertekend. De bepaling in het beschrijvend document luidde als volgt:

"Let op!! Aan de hand van dit uittreksel controleert de aanbestedende dienst de rechtsgeldige ondertekening van de ingediende stukken. Uit de bijgevoegde kopieën dient dus te blijken dat deze natuurlijk persoon de onderneming mag vertegenwoordigen voor het gevraagde in deze aanbestedingsprocedure."

Een van de inschrijvers had keurig conform het beschrijvend document een uittreksel uit het handelsregister bij zijn inschrijving gevoegd. Maar op basis van dit uittreksel alleen was niet vast te stellen of de inschrijving rechtsgeldig was ondertekend. Volgens dit uittreksel was de persoon die de inschrijving had ondertekend namelijk tot een beperkt bedrag vertegenwoordigingsbevoegd. Die limiet was ruimschoots overschreden. Achteraf bleek de betrokken persoon toch over een toereikende volmacht te beschikken, maar een kopie van die volmacht was niet bij de inschrijving gevoegd.

In het beschrijvend document was niet bepaald dat wanneer de vertegenwoordigingsbevoegdheid van ondertekenaar niet uit het uittreksel uit het handelsregister bleek, bij inschrijving aanvullend bewijs moest worden verstrekt. De aanbesteder vond dat de inschrijver dit zelf had kunnen en moeten bedenken. Omdat een kopie van de volmacht bij inschrijving ontbrak, sloot hij de betrokken inschrijver uit van deelname aan de aanbestedingsprocedure.

Het Gerechtshof Den Bosch denkt er duidelijk anders over dan de aanbesteder. Als de aanbesteder aanvullend bewijs verlangde, wanneer de vertegenwoordigingsbevoegdheid niet uit het gevraagde uittreksel uit het handelsregister bleek, had de aanbesteder de eis duidelijker moeten formuleren, aldus het hof. Het hof neemt daarbij in aanmerking dat de eis op een onlogische plaats was opgenomen, namelijk onder ‘geschiktheidscriteria’.

Conclusie: de aanbesteder heeft de inschrijving ten onrechte ongeldig verklaard vanwege het ontbreken van een kopie van de volmacht.