Vormvereisten bij inschrijven op aanbesteding

Ondernemers die inschrijven op aanbestedingen herkennen het vast: het in te dienen plan van aanpak is gebonden aan een maximumaantal pagina’s. En ook het lettertype en de lettergrootte zijn voorgeschreven. Deze vormvereisten moeten ervoor zorgen dat inschrijvers over dezelfde ruimte beschikken voor de beschrijving van hun aanbieding. Het is belangrijk deze vormvereisten nauwgezet op te volgen, zo blijkt maar weer eens uit een vonnis van de rechtbank Den Haag.

De zaak gaat over een Europese aanbesteding van een raamovereenkomst voor het ter beschikking stellen van ICT-professionals. Voor de beoordeling van inschrijvingen op kwaliteit moesten inschrijvers wensen beantwoorden. De aanbestedende dienst had lettertype Verdane, lettergrootte 9 punten voorgeschreven. De vormvereisten waren uitdrukkelijk van toepassing verklaard op “afbeeldingen, procesbeschrijvingen/-schema’s e.d.”.

Een van de inschrijvers had in zijn beantwoording een tabel opgenomen. De tabel was met behulp van Excel opgemaakt in Verdana, 9 punten en als verkleinde afbeelding in de beantwoording opgenomen. Hierdoor was de lettergrootte visueel 5 punten.

Volgens de voorzieningenrechter kon deze wijze van inschrijven niet door de beugel. Als het toegestaan zou zijn een in de voorgeschreven lettergrootte opgemaakte tabel als verkleinde afbeelding in de inschrijving op te nemen, zouden de vormvereisten geen enkel doel dienen en illusoir zijn.

Voor herstel van dit inschrijvingsgebrek was naar het oordeel van de voorzieningenrechter geen plaats. De inschrijver betoogde dat het voorgeschreven maximumaantal pagina’s niet zou worden overschreden, als de tabel zou worden verwijderd en vervangen door platte tekst in de voorgeschreven lettergrootte. Volgens de voorzieningenrechter miskende de inschrijver daarmee dat de tabel zelf ook informatie bevat. Door het verwijderen van de tabel zou de samenhang tussen de informatie in de kolommen en de koppen boven die kolommen verdwijnen. De door de inschrijver beoogde wijziging kwam dus neer op een materiële wijziging en dat is in strijd met de beginselen van gelijke behandeling en transparantie.