Waarom is volledigheid motivering van gunningsbeslissing zo belangrijk?

Aanbesteders zijn verplicht om de gunningsbeslissing te motiveren. Die motivering moet direct volledig zijn. Er bestaat een beperkte mogelijkheid om de gunningsbeslissing in een later stadium toe te lichten. Maar aanvullen van de motivering van de gunningsbeslissing is uit den boze. Doet de aanbesteder dit toch, dan mag de rechter daarmee geen rekening houden. In een recente uitspraak bevestigt de Rechtbank Den Haag deze regel.

Bewijsstukken niet compleet

De zaak ging over een aanbesteding van de inspectie en het preventief onderhoud van deuren. Het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012) was van toepassing verklaard. De inschrijver die de winnende aanbieding had gedaan, werd uitgenodigd om binnen zeven dagen de bewijsstukken in te dienen. Tot de gevraagde bewijsstukken behoorde een referentieopdracht met bijbehorende tevredenheidsverklaring.

De inschrijver diende bewijsstukken in, maar die bleken niet compleet; de referentieopdracht met tevredenheidsverklaring ontbrak. De aanbesteder nodigde de inschrijver uit om dit gebrek te herstellen door de ontbrekende stukken alsnog in te dienen. De inschrijver deed dit. De aanbesteder verklaarde de inschrijving vervolgens toch ongeldig en gunde de opdracht aan de opvolgende inschrijver, omdat de ingediende tevredenheidsverklaring dateerde van na het sluiten van de termijn van inschrijving. Hij deelde de inschrijver dit in de mededeling van de gunningsbeslissing mee.

Brief van aanbesteder

De inschrijver vocht de beslissing van de aanbesteder aan en startte een kort geding. Vervolgens ontving hij een brief van de aanbesteder. De aanbesteder kwam daarin terug op de grond voor het ongeldig verklaren van de inschrijving. De inschrijving zou niet ongeldig zijn, omdat de ingediende tevredenheidsverklaring dateerde van na de termijn van inschrijving, zoals eerder medegedeeld in de mededeling van de gunningsbeslissing, maar omdat de ingediende tevredenheidsverklaring dateerde van na het sluiten van de termijn voor het indienen van bewijsstukken.

Geen toelichting, maar aanvulling

De aanbesteder beschouwde deze mededeling zelf als een toelaatbare toelichting op de motivering van de gunningsbeslissing. De voorzieningenrechter ziet dit anders. Volgens hem is sprake van een nieuwe grond. Dit komt neer op een aanvulling van de motivering van de gunningsbeslissing en dat is volgens vaste rechtspraak niet toegestaan. De voorzieningenrechter laat de aanvullende grond voor het ongeldig verklaren van de inschrijving daarom buiten beschouwing. Hij oordeelt vervolgens dat een tevredenheidsverklaring niet hoeft te dateren van voor het sluiten van de termijn van inschrijving. De inschrijving was dus ten onrechte ongeldig verklaard.

Zorgvuldigheid van groot belang

Dit vonnis onderstreept het belang van een zorgvuldige formulering van de mededeling van de gunningsbeslissing. Een foutje in de aanbestedingsstukken is in de nota van inlichtingen vaak nog te repareren. De motivering van de gunningsbeslissing moet direct volledig en juist zijn.

Is een grond voor het ongeldig verklaren van een inschrijving per abuis over het hoofd gezien? Dan is deze fout nog wel te herstellen, maar dan moet de oorspronkelijke mededeling van de gunningsbeslissing in principe worden ingetrokken (behoudens bijzondere omstandigheden) en een nieuwe mededeling van de gunningsbeslissing worden verstuurd. De opschortende termijn als bedoeld in artikel 2.127 lid 3 van de Aanbestedingswet (Alcatel-termijn) begint dan opnieuw te lopen.

In deze blog leest u in algemene zin welke eisen de Aanbestedingswet aan de motivering van de gunningsbeslissing stelt.