Motivering gunningsbeslissing

Inschrijven op een aanbesteding kost ondernemers vaak veel tijd en energie. Bij een tegenvallende uitkomst hebben zij er belang bij te weten waarom de opdracht aan een ander is gegund. Deze informatie zou te halen moeten zijn uit de zogenaamde ‘mededeling van de gunningsbeslissing’. De mededeling van de gunningsbeslissing moet afgewezen ondernemers in staat stellen te beoordelen of de aanbestedingsprocedure volgens de regels is verlopen en of het zinvol is om bezwaar te maken.

De aanbesteder moet de gunningsbeslissing dus motiveren. Er zijn nog steeds aanbesteders die daar moeite mee hebben. Als ondernemer is het daarom belangrijk om te weten wat je van de motivering van een gunningsbeslissing mag verwachten.

Wat zegt de Aanbestedingswet

De Aanbestedingswet bepaalt dat de mededeling van de gunningsbeslissing de ‘relevante redenen’ voor die beslissing moet bevatten (art. 2.130 lid 1). Met de ‘relevante redenen’ zijn in ieder geval bedoeld de kenmerken en voordelen van de uitgekozen inschrijving, alsmede de naam van de winnaar (art. 2.130 lid 2). De eisen die in een concreet geval aan de motivering van de gunningsbeslissing mogen worden gesteld, zijn afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Daarbij speelt met name het gunningscriterium een belangrijke rol.

Subjectieve gunningscriteria

Als de ‘laagste prijs’ het gunningscriterium is, levert het motiveren van de gunningsbeslissing meestal geen problemen op. In dat geval is gemakkelijk vast te stellen welke inschrijver voor gunning van de opdracht in aanmerking komt en kost het de aanbesteder weinig moeite om dit aan de afgewezen inschrijvers uit te leggen. Problemen bij het motiveren van een gunningsbeslissing doen zich vooral voor bij aanbestedingen waarin de economisch meest voordelige inschrijving op basis de 'beste prijs-kwaliteitverhouding' wordt vastgesteld. In dat geval beoordeelt de aanbesteder de inschrijvingen niet alleen op prijs, maar ook op kwaliteit. Bij de beoordeling van een inschrijving op kwaliteit is een zekere mate van subjectiviteit vaak niet te vermijden. Denk aan criteria als gebruiksgemak en esthetische kenmerken (is iets mooi of niet?). In de aanbestedingspraktijk gaat het motiveren van de gunningsbeslissing vooral bij dit soort subjectieve gunningscriteria mis.

Verstrekking van scoretabel onvoldoende

Aanbesteders maken bij het bepalen van de ‘beste prijs-kwaliteitverhouding’ vaak gebruik van een gunningssystematiek waarbij de inschrijvingen op verschillende (sub)gunningscriteria met cijfers worden beoordeeld. Die cijfers worden omgezet in punten die vervolgens bij elkaar worden opgeteld om de eindscore van iedere inschrijver vast te stellen. Een scoretabel is in principe een uitstekend middel om de scores van de inschrijvers op de verschillende (sub)gunningscriteria in de mededeling van de gunningsbeslissing inzichtelijk te maken. Maar dit is niet voldoende om aan de motiveringsplicht te voldoen. De aanbesteder zal moeten toelichten hoe hij tot de toekenning van de verschillende scores is gekomen.

Toelichting scores

Het toelichten van scores vraagt de nodige aandacht van de aanbesteder. Stel dat een aanbesteder een onderdeel van het plan van aanpak van een inschrijver heeft beoordeeld met het cijfer 8 op een schaal van 0 - 10. Dan kan de aanbesteder niet volstaan met de mededeling dat het betreffende onderdeel als ‘goed’ is beoordeeld. Deze kwalificatie zegt namelijk weinig. De aanbesteder zal moeten toelichten waarom hij het betreffende onderdeel als ‘goed’ heeft beoordeeld.

Let op: de motivering moet direct volledig zijn. Behoudens bijzondere omstandigheden is het aanvullen van de motivering van de gunningsbeslissing niet toegestaan. In deze blog kunt u lezen welke gevolgen een ontoelaatbare aanvulling kan hebben.

Scores van winnende inschrijver

De aanbesteder zal zich tot slot niet mogen beperken tot het motiveren van de scores van de afgewezen inschrijver. Hij zal ook moeten ingaan op de scores van de inschrijver aan wie hij de opdracht wil gunnen. De Aanbestedingswet bepaalt immers dat de mededeling van de gunningsbeslissing in ieder geval de 'kenmerken en relatieve voordelen' van de uitgekozen inschrijving moet bevatten (art. 2.130 lid 2 Aanbestedingswet). De aanbesteder kan dit bijvoorbeeld doen door in de mededeling van de gunningsbeslissing de verschillen tussen de scores van de afgewezen inschrijver en die van de winnende inschrijver toe te lichten. De rechtspraak op dit punt loopt echter uiteen. Sommige rechters achten een vermelding van de scores van de afgewezen inschrijver op de verschillende criteria al toereikend. In deze blog leest u meer over de omvang van de motiveringsplicht.

Grenzen aan motiveringsplicht

De motiveringsplicht van de aanbesteder is niet onbegrensd. Zo mag de aanbesteder in de mededeling van de gunningsbeslissing geen gegevens verstrekken, indien dit de rechtmatige commerciële belangen van een of meer ondernemers zou kunnen schaden. Het gaat daarbij vooral om bedrijfsvertrouwelijke informatie. De door inschrijvers aangeboden prijzen kunnen hieronder vallen, maar dat is altijd zo. Dit is afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Zo zullen de eenheidsprijzen in een inschrijfstaat eerder als bedrijfsvertrouwelijk zijn aan te merken dan de totale aanneemsom die een aannemer heeft aangeboden.

Europese of nationale aanbesteding

De hiervoor besproken regels en uitgangspunten gelden in de eerste plaats voor Europese aanbestedingen. Dat wil zeggen overheidsopdrachten met een geraamde waarde die gelijk is aan of hoger is dan de toepasselijke drempelwaarde. Maar de regels en uitgangspunten zijn terug te voeren op de verplichting van aanbesteders om transparant te handelen (transparantiebeginsel). Die verplichting geldt ook bij nationale aanbestedingen en meervoudig onderhandse procedures. De besproken regels en uitgangspunten zijn daarom ook relevant voor deze aanbestedingsprocedures.

Meer weten

Wilt u meer weten over de rechtsbescherming van ondernemers bij aanbestedingen? Op deze pagina vindt u meer informatie over dit onderwerp, waaronder links aan naar gerelateerde blogs.

Arthur van Heeswijck is zelfstandig advocaat en gespecialiseerd in aanbestedingsrecht. Door te adviseren en procederen helpt hij overheden en bedrijven problemen bij aanbestedingen te voorkomen en zo nodig op te lossen. Daarnaast is Arthur van Heeswijck als docent verbonden aan de Rijksuniversiteit Groningen en publiceert hij in vakbladen en tijdschriften. In 2014 is hij aan deze universiteit gepromoveerd op het onderwerp rechtsbescherming bij aanbestedingen.