Wat is een redelijke Alcatel-termijn in meervoudig onderhandse procedure?

Gepubliceerd op: 07-07-2016

Het is als aanbesteder meestal verstandig om voor het sluiten van een overeenkomst een opschortende termijn in acht te nemen (Alcatel-termijn). Ook wanneer dit niet verplicht is op grond van de Aanbestedingswet, bijvoorbeeld in een meervoudig onderhandse procedure. Op die manier krijgen inschrijvers de kans de gunningsbeslissing aan te vechten en zijn eventuele vergissingen bij de beoordeling van de inschrijvingen nog eenvoudig door de aanbesteder recht te zetten.

Omdat artikel 2.127 lid 3 van de Aanbestedingswet niet van toepassing is, hoeft de Alcatel-termijn niet ten minste 20 kalenderdagen de bedragen. Maar wat is dan wel een redelijke, proportionele termijn?

Vervaltermijn van 5 kalenderdagen voor starten van kort geding

In een recente zaak had de gemeente in een meervoudig onderhandse procedure de opschortende termijn vastgesteld op 5 kalenderdagen. De termijn ging in op de dag na verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing. De Alcatel-termijn was geformuleerd als een vervaltermijn. Als niet op tijd een kort geding was aangespannen, verviel dus het recht om te klagen.

De mededeling van de gunningsbeslissing werd op een dinsdag verzonden, waardoor de Alcatel-termijn op een zondag afliep. Een inschrijver die bezwaar had tegen de gunningsbeslissing, was er niet in geslaagd de gemeente op tijd te dagvaarden. Hij was één dag te laat. Hij meende dat de gemeente geen beroep mocht doen op de vervaltermijn, omdat de termijn te kort was.

Vervaltermijn erg kort, inschrijver toch gebonden

De voorzieningenrechter overweegt dat een termijn van 5 kalenderdagen om een kort geding te starten erg kort is, zeker als twee dagen hiervan in het weekend vallen. Uiteindelijk trekt de inschrijver toch aan het kortste eind. De vervaltermijn in de aanbestedingsstukken was namelijk een contractueel beding. De inschrijver werd geacht hiermee te hebben ingestemd door een inschrijving in te dienen. En afspraak is afspraak. De vervaltermijn kan daarom slechts in zeer bijzondere omstandigheden aan de kant worden gezet. Die bijzondere omstandigheden zijn de voorzieningenrechter niet gebleken. De voorzieningenrechter weegt daarbij mee dat de inschrijver niet voor inschrijving tegen de korte termijn heeft geprotesteerd.

Omdat de inschrijver te laat was met het starten van een kort geding, is zijn recht om bezwaar te maken vervallen. De voorzieningenrechter komt hierdoor niet toe aan een inhoudelijke beoordeling van het bezwaar.

Tips voor aanbesteders

De redelijkheid en proportionaliteit van de termijn om bezwaar te maken tegen een gunningsbeslissing is afhankelijk van verschillende omstandigheden. In een meervoudig onderhandse aanbesteding is naar mijn mening (behoudens bijzondere omstandigheden) een week het minimum, zeker als inschrijvers direct een kort geding moeten starten om bezwaar te maken tegen de gunningsbeslissing. Als de Alcatel-termijn in een vakantieperiode valt, kan een langere termijn gerechtvaardigd zijn. Ook het gunningscriterium speelt naar mijn mening een rol. Als de economisch meest voordelige inschrijving wordt vastgesteld op basis van de ‘beste prijs-kwaliteitverhouding’, kan het maken van bezwaar meer tijd kosten dan wanneer ’de laagste prijs’ het gunningscriterium is. Ook dan kan een langere termijn gerechtvaardigd zijn.

Tips voor inschrijvers

Als de termijn voor het maken van bezwaar tegen de gunningsbeslissing erg kort is, is het verstandig dit voor inschrijving bij de aanbesteder aan te kaarten. Als de inschrijving eenmaal is ingediend, is het daarvoor te laat. Nog belangrijker; bent u het niet eens met de gunningsbeslissing, wacht dan niet met het inschakelen van een advocaat.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de rechtsbescherming van ondernemers bij aanbestedingen? Op deze pagina vindt u meer informatie over dit onderwerp, waaronder links aan naar gerelateerde blogs. In deze gerelateerde blog leest u waarom het verstandig is ook in een meervoudig onderhandse procedure een Alcatel-termijn in acht te nemen.