Elektronisch aanbesteden

Lidstaten zijn op grond van de nieuwe aanbestedingsrichtlijnen verplicht elektronisch aanbesteden in te voeren. Elektronisch aanbesteden houdt in dat alle communicatie en informatie-uitwisseling tussen aanbestedende diensten en ondernemers elektronisch plaatsvindt (Kamerstukken II 2015/16, 34 329, nr. 3, p. 51). De verplichting tot elektronisch aanbesteden is neergelegd in een nieuw ingevoegd artikel 2.52a van de Aanbestedingswet.

De verwerking en beoordeling van inschrijvingen hoeft niet elektronisch te geschieden. De interne communicatie binnen de aanbestedende dienst evenmin. De mededeling van de gunningsbeslissing moet wel weer in ieder geval elektronisch of per fax worden verzonden. Die verplichting bestond al op grond van de oorspronkelijke Aanbestedingswet (art. 2.130 lid 3).

Uitzonderingen elektronisch aanbesteden

Op de verplichting tot het gebruik van elektronische communicatiemiddelen geldt een aantal uitzonderingen. Het gebruik van elektronische communicatiemiddelen is niet verplicht (art. 2.52a lid 2) in geval:

wegens de gespecialiseerde aard van de aanbesteding voor elektronische communicatie gespecialiseerde instrumenten, middelen of bestandsformaten nodig zijn die niet algemeen beschikbaar zijn;
de applicaties voor ondersteuning van de bestandsformaten die geschikt zijn voor het opstellen van een inschrijving gebruik maken van bestandsformaten die niet door andere open of algemeen beschikbare toepassingen kunnen worden verwerkt, of onderworpen zijn aan een eigendomsgebonden licentieregeling en niet door de aanbestedende dienst als downloads of gebruik op afstand beschikbaar kunnen worden gesteld;
voor het gebruik van elektronische communicatiemiddelen gespecialiseerde kantoorapparatuur nodig is waarover aanbestedende diensten doorgaans niet beschikken (de considerans van de aanbestedingsrichtlijn noemt als voorbeeld breed-formaat printers);
indiening vereist is van fysieke of schaalmodellen die niet langs elektronische weg kunnen worden verzonden (denk aan maquettes of proefopstellingen bij aanbestedingen van kantoormeubilair).

Van het gebruik van elektronische communicatiemiddelen kan in uitzonderlijke gevallen ook worden afgezien, indien dit nodig is vanwege een inbreuk op de beveiliging van de elektronische communicatiemiddelen of als de informatie zo gevoelig is dat het daarvoor vereiste beschermingsniveau niet kan worden verzekerd met behulp van de algemeen beschikbare elektronische middelen (art. 2.52a lid 3).

Systeem elektronisch aanbesteden

Aanbestedende diensten mogen zelf kiezen van welk systeem voor elektronisch aanbesteden zij gebruik maken (Kamerstukken II 2015/16, 34 329, nr. 3, p. 9, p. 18). Gelet op artikel 22 lid 1 van de aanbestedingsrichtlijn moet het platform niet-discriminerend, algemeen beschikbaar en interoperabel zijn met algemeen gebruikte informatie- en communicatietechnologieën zijn. Het platform mag de toegang tot de aanbestedingsprocedure niet beperken en moet tot slot rekening houden met de toegankelijkheid voor personen met een handicap (zie ook considerans punt 53 van Richtlijn 2014/24/EU).

De aankondiging van de opdracht moet overigens nog altijd (ook) op TenderNed worden geplaatst (Kamerstukken II 2015/16, 34 329, nr. 3, p. 51).

Storing elektronische communicatiemiddelen

Inschrijvingen moeten in beginsel elektronisch worden ingediend. In artikel 2.109a van de Aanbestedingswet zijn regels opgenomen voor het geval zich kort voor het verstrijken van de indieningstermijn een storing voordoet, waardoor het niet mogelijk is tijdig een inschrijving in te dienen. In voorkomend geval mag de inschrijving op alternatieve wijze worden ingediend. Er moet wel zijn voldaan aan de volgende voorwaarden:

de inschrijver dient vóór het verstrijken van de inschrijvingstermijn een versleutelde waarde van zijn inschrijving en een beschrijving van de objectieve wijze waarop deze is berekend, in bij de aanbestedende dienst. De inschrijver versleutelt zijn inschrijving zodanig dat de aanbestedende dienst de inhoud van de inschrijving niet kan achterhalen (art. 2.109a lid 2),
de inschrijver dient de inschrijving na het verstrijken van de inschrijvingstermijn en binnen één werkdag na het verstrijken van die termijn in bij de aanbestedende dienst, en
de aanbestedende dienst stelt vast dat de versleutelde waarde van de inschrijving, bedoeld in onderdeel 1, identiek is aan de versleutelde waarde van de inschrijving, bedoeld in onderdeel 2.

Om van de door artikel 2.109a van de Aanbestedingswet geboden mogelijkheid gebruik te kunnen maken, moet er sprake zijn van een storing van het elektronisch systeem waarvan de aanbestedende dienst het gebruik heeft voorgeschreven. Als de storing te wijten is aan de apparatuur van de inschrijver of aan zijn internetprovider, is inschrijven op alternatieve wijze niet mogelijk (Kamerstukken II 2015/16, 34 329, nr. 3, p. 78).

Op grond van artikel 2.109 van de Aanbestedingswet kan de aanbestedende dienst in geval van een storing van het elektronische systeem van aanbesteden de inschrijvingstermijn verlengen, zelfs na afloop van die termijn, mits hij nog geen kennis heeft genomen van de inhoud van enige inschrijving. Deze regel gold al voor de wijziging van de Aanbestedingswet en is in de gewijzigde Aanbestedingswet gehandhaafd.

Mondelinge communicatie

Mondelinge communicatie blijft mogelijk. Dit is met name van belang voor de mededingsprocedure met onderhandeling en de concurrentiegerichte dialoog. Mondelinge communicatie kan ook van pas komen bij het organiseren van inlichtingenbijeenkomsten.

Aan mondelinge communicatie zijn de volgende voorwaarden verbonden (art. 2.52b):

Mededelingen mogen geen essentiële elementen omvatten. Onder 'essentiële elementen' worden verstaan de aanbestedingsstukken, aanmeldingen en inschrijvingen (art. 2.52b lid 2).
Mondelinge communicatie “die van grote invloed kan zijn op de inhoud en beoordeling van de inschrijvingen” moet met passende middelen wordt gedocumenteerd (art. 2.52b lid 3). Bij 'passende middelen' valt te denken aan schriftelijke of auditieve registratie. Een samenvatting van de voornaamste elementen van de communicatie volstaat (Kamerstukken II 2015/16, 34 329, nr. 3, p. 53).

Tijdstip invoering elektronisch aanbesteden

Lidstaten mogen de verplichting tot elektronisch aanbesteden uitstellen tot 18 oktober 2018. In het wetsvoorstel is ervoor gekozen deze verplichting uit te stellen tot 1 juli 2017 (Kamerstukken II 2015/16, 34 329, nr. 3, p. 18). Voor aankoopcentrales zal de verplichting om volledig elektronisch aan te besteden eerder ingaan, namelijk per 18 april 2017. De aanbestedingsrichtlijnen staan langer uitstel voor aankoopcentrales namelijk niet toe.

Het uitstel van de verplichting tot elektronisch aanbesteden geldt niet voor:

de publicatie van (voor)aankondigingen (art. 4.35 lid 1);
communicatie en informatie-uitwisseling en in het kader van het instellen van een dynamisch aankoopsysteem en het plaatsen van opdrachten in het kader van een dynamisch aankoopsysteem (art. 4.35 lid 1);
de elektronische veiling en de elektronische catalogus (Kamerstukken II 2015/16, 34 329, nr. 3, p. 126);
de verplichting om met elektronische middelen kosteloze, rechtstreekse en volledige toegang te verlenen tot de aanbestedingsstukken vanaf de datum van bekendmaking van de aankondiging (Kamerstukken II 2015/16, 34 329, nr. 3, p. 126).